1. 비상주사무실을 사용하는 이유
온라인 창업을 하면서 집에서 가까운 서울 비상주 사무실을 빌려서 몇 년간 사용해 본 경험을 이야기해보겠습니다.
대체로 공유오피스(소호사무실)에서 상주 사무실 또는 비상주 사무실을 임대해 주는데, 비상주사무실을 임차하는 이유는 몇 가지가 있습니다.
스타트업, 소규모 기업이나 1인 기업, 외부 영업직을 하시는 분들이 참고할 만한 정보입니다.
(1) 사업자등록 주소지가 필요해서
온라인 쇼핑몰, 상품 중개업, 출판업, 개인 연구가, 프리랜서와 같은 일을 하려면 사업자등록지가 필요합니다.
정식 사무실을 임차하려면 계약상 의무로 인해 머리 아픈 점이 많고, 비용이 대단히 높아집니다.
사업이 커질지 아닐지도 모르는 불확실한 상황에서 직원을 고용하지 않거나, 직접 손님이 방문하는 업종이 아니라면 초기 창업 또는 주소이전을 할 때 비상주사무실 주소지를 빌리는 것이 가장 좋은 선택이 될 수 있습니다.
또한 사업자등록 주소지가 중요한 이유는 관공서의 인허가, 신고, 확인 시 검증대상이 되기 때문이며, 금융기관 대출 심사 시에도 실사를 받는 경우가 있기 때문입니다.
자택에서 사업을 하거나 통념상 사무실로 보기 힘든 곳이 사업장이라면 신청한 사항에 대한 승인이 안될 가능성도 있습니다.
주소지가 중요한 또 다른 이유로는 사업장 소재지에 따라 참여할 수 있는 정부지원사업이 다르고, 타겟팅할 고객층의 특성이 달라지는 면도 있기 때문입니다.
(2) 저렴한 비용
(1)과 연결되는 이야기지만, 소자본 창업자나 영세한 개인사업자는 몇 년간은 큰 성과를 거두기 힘들지만 할 일은 많습니다.
몇년간 버티는 시기 동안에는 숨만 쉬어도 나가는 가장 큰 비용이 월세인데, 비상주사무실 비용은 영세한 사업자라도 무리 없이 지불할 수 있는 수준입니다.
매월 지출하는 금액이 적으면 힘든 상황에서도 몸과 마음이 크게 힘들지 않으며, 이익이 발생할 때는 실속을 차릴 수 있고, 쉬는 기간에도 고정비용으로 인해 크게 스트레스를 받을 일이 없습니다.
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(3) 개인정보보호 목적
이제는 인터넷으로 사업장 소재지나 연락처를 누구나 검색할 수 있는 시대이므로, 사업장 주소가 집으로 되어 있으면 갑자기 찾아오는 손님들도 있을 수 있으며, 스팸성이나 홍보성 우편물도 많이 받게 됩니다.
혼자 사업을 하거나, 영업시간과 휴무일을 구분해서 일하고 있다면 이런 상황이 당황스럽기 마련이고, 또 빈번하게 발생하면 사업 유지에 큰 지장을 주기도 합니다.
안타깝지만 선량한 사람보다는 그렇지 않은 사람들이 더 많은 것이 현실이므로, 되도록이면 자택 주소지를 공개된 곳에 노출하지 않는 것이 좋습니다.
(4) 그 외의 비상주사무실 이용목적
비상주사무실에서는 기본 주소지 제공 외에 사업 운영 교육, 컨설팅, 부가시설 제공, 세무 서비스나 법률 서비스 연계를 해주기도 하므로 이런 서비스가 필요하다면 계약 전에 문의를 해봅시다.
➕ 사진이나 동영상 촬영을 할 수 있는 전문 스튜디오가 존재하는 곳이 있습니다.
➕ 공유 오피스 체인의 경우 다른 지점을 방문 사용할 수 있는 옵션도 있습니다.
➕ 법무나 세무회계는 제휴 할인을 제공해주는 방식이 많습니다.
2. 비상주사무실가격
(1) 기간별 비상주사무실가격
비상주 사무실 가격은 지역과 계약기간, 이벤트 적용 여부에 따라 차이가 커질 수 있습니다.
계약기간은 대부분 최소 단위가 6개월 ~ 1년으로 정해져 있으며, 소규모 사무실은 3개월부터 계약 가능한 곳도 있습니다.
제가 조사하고 이용해 본 서울 비상주 사무실 비용은 월 4만 원~ 7만 원(VAT 별도) 선이었습니다.
계약기간이 최소단위라면 월 비용이 비싸고, 1년 이상의 계약일 경우 월 비용이 낮아지는 체계이며, 장기 이용 시 추가 할인을 제공하는 곳도 있습니다.
그래도 상주사무실 비용에 비하면 웬만한 비상주사무실 비용은 굉장히 합리적입니다.
(2) 비상주사무실 사용 시 추가 비용
🟡 공유오피스는 계약 갱신이나 주소 이전이 늦어지는 경우를 대비하여 보증금을 받아둡니다.
보증금이 있는 곳은 몇 달분 이용료와 거의 맞먹는 디파짓을 선납할 수 있으므로 보증금이 적절한지를 사전에 알아둡시다.
보증금은 대체로 10~20만 원 선으로 예상하면 되며, 보증금이 낮은 곳은 1달~2달 이용료 수준(6~10만 원 선)으로 정해진 사무실도 있습니다.
보증금은 계약이 종료되거나 다른 주소지로 이전을 할 경우 다시 반환됩니다.
✅ 우편물 서비스, 사무실 실사 지원, 호수 구분 표기 여부에 따라 각각 월 10,000원씩 추가 비용이 발생할 수 있습니다.
✅ 회의실 사용은 월 4~10시간 정도의 무료 제공이 기본이고, 그 이상으로 사용하려면 추가 비용이 발생하는 곳이 있습니다.
✅ 스튜디오 사용을 한다면 시간당 10,000원 전후의 추가 비용을 지불할 수 있습니다.
3. 비상주사무실 계약 전 따져볼 점
(1) 임대인과 사무실의 신뢰도
공유오피스는 전대(재임대)의 형태가 많습니다.
그러므로 신원이 확실한 임대인과 계약을 맺는지 여부를 싸인하기 전에 미리 알아둬야 합니다.
임대인이 확실한 사람인지, 오랫동안 해당 건물에서 운영을 해왔는지, 사업자번호와 계좌번호가 동일인의 이름으로 되어 있는지를 사전에 확인합니다.
현실적인 검증 방법으로는 동일한 공유 오피스에서 오랫동안 사업을 유지하고 있는 이름이 알려진 기업이 있는지를 인터넷으로 찾아보면 됩니다.
최초 계약 시에는 대면 계약을 해서 사무실을 둘러보고 비상주사무실임대인이나 담당 직원이 어떤 사람인지를 숙지해두면 좋습니다.
최초 계약을 할 때 준비물로는 사업자등록증, 통장 사본, 신분증이 필요합니다.
처음에는 최소 계약단위로 결제를 한 뒤에 신뢰가 생기면 계약을 갱신하는 방법도 추천드립니다.
(2) 우편물 수령 서비스
같은 비상주 사무실과 계약을 오래 유지하려면 가장 중요한 서비스 중 하나가 우편물 수신 및 발신을 해주는지입니다.
이제 웬만한 관공서 고지 및 알림은 이메일이나 휴대폰으로 받을 수 있지만, 사업주가 모든 공공기관의 스케줄을 파악할 수는 없습니다.
뜻밖의 우편물을 받게 되는 일이 꽤 자주 있는데, 비상주 사무실의 서비스를 가장 크게 체감할 수 있는 부분이 우편물 취급입니다.
택배나 퀵서비스, 우편물을 수령해주는지, 우편물 도착 알림 문자를 빨리 보내주는지, 우편물 발송을 지원해주는지(대부분 착불로 별도의 비용을 지불합니다), 우편물 스캔 발송 서비스를 제공해주는지를 계약 전에 물어봅시다.
우편물을 직접 찾으러 갈 때에도 시간의 제한이 있는지를 확인해봐야 합니다.
몇몇 공유오피스의 경우 상주 공간을 메인으로 하여 비상주 우편물 서비스는 아예 지원해주지 않거나, 수령 후 며칠 내에 찾아가지 않으면 바로 폐기하거나, 또는 그냥 사무실 외부에 방치하고 직접 받아주지 않는 케이스가 있으므로 비상주 사무실 이용의 편의성이 떨어집니다.
(3) 실사 지원 여부 및 미팅 공간(회의실) 지원 여부
관공서나 특정 단체의 승인, 확인을 받을 때 실사를 나오는 경우가 있습니다.
금융기관 대출을 받을 때도 마찬가지로 직원이 실사를 나올 수 있습니다.
이때 비상주사무실에서 실사 지원으로 심사를 받을 공간을 제공해주는지가 성공 여부의 관건이 됩니다.
비상주사무실 실사 지원 여부에 따라 추가 비용은 발생할 수 있습니다.
그리고 회의나 미팅이 종종 잡히는데, 사업장 주소지와 같은 곳에서 미팅룸을 원하는 시간 동안 사용할 수 있는지 여부도 중요합니다.
보통 임대차계약시에 정해진 시간(예: 평일 오전 10시 ~ 오후 5시, 월 5시간 한도)과 횟수(예: 월 2회)를 고지할 테니, 필요하다면 물어보는 것이 좋습니다.
(4) 호수가 구분되어 표기되는지 여부
비상주사무실 호수 표시 여부가 중요한가는 사업의 성격에 따라 다릅니다.
만약 호수 없이 공유오피스 주소로만 임대차 계약이 맺어질 경우, 동일한 공유 오피스에서 다른 사람이 관공서 신고를 이미 했다면 이후에 동일한 신고를 하는 사람은 처리가 되지 않을 수도 있습니다.
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